Il decreto legge 159/2025, entrato in vigore il 31 ottobre scorso, ha introdotto una significativa modifica all’obbligo di dotarsi di posta elettronica certificata personale per gli amministratori di società, restringendo sensibilmente l’ambito di applicazione della norma rispetto alla formulazione originaria contenuta nella legge di Bilancio 2025.
La nuova formulazione normativa
L’articolo 13, comma 3, lettera a) del DL 159/2025 ha sostituito il riferimento generico agli “amministratori” di imprese costituite in forma societaria con un meccanismo più selettivo che individua espressamente tre figure: l’amministratore unico, l’amministratore delegato e, solo in mancanza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione.
Questa scelta legislativa determina conseguenze interpretative rilevanti, escludendo dall’obbligo alcune forme di amministrazione introdotte dalla riforma del diritto societario del 2003. In particolare, per le società a responsabilità limitata risulta esclusa l’amministrazione pluripersonale non collegiale prevista dall’articolo 2475, comma 3, del Codice civile (la cosiddetta amministrazione congiuntiva o disgiuntiva), mentre per le società per azioni resta fuori dal perimetro applicativo il sistema dualistico, nel quale manca il consiglio di amministrazione e i poteri gestionali sono concentrati sul consiglio di gestione ai sensi degli articoli 2409-novies e successivi del Codice civile.
Società di persone escluse dall’obbligo
La nuova formulazione esclude chiaramente l’applicazione della disposizione a tutte le società di persone, quali le società in accomandita semplice (Sas) e le società in nome collettivo (Snc), a meno che queste non abbiano introdotto nei propri patti sociali – casi rarissimi nella prassi – i meccanismi tipici delle società di capitali, quali l’amministratore unico o il consiglio di amministrazione con metodo collegiale.
Tale limitazione, se da un lato appare ragionevole considerando la diversa struttura organizzativa delle società di persone, dall’altro rinforza i dubbi sulla ratio complessiva della disposizione.
Il problema della duplicazione dell’obbligo
La questione più problematica riguarda la duplicazione dell’onere di dotarsi di PEC. Le società sono già obbligate dal 2008 a munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, come previsto dall’articolo 3-bis del Codice dell’amministrazione digitale e dall’articolo 6-bis dello stesso decreto, che istituisce l’Indice nazionale dei domicili digitali (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti.
Tale domicilio digitale societario deve essere presidiato proprio dalle figure apicali che ora si vedono imporre un ulteriore obbligo personale. La situazione diventa particolarmente gravosa nelle società unipersonali, dove nella stragrande maggioranza dei casi il socio unico è anche amministratore unico della società.
Il nuovo divieto espresso introdotto dal legislatore impedisce ora all’amministratore di comunicare la propria PEC eleggendo il proprio domicilio digitale presso quella della società. Come evidenziato dalla giurisprudenza, infatti, “l’indirizzo PEC estratto dai registri pubblici di cui agli artt. 6 bis, 6 quater e 62 del D.Lgs. n. 82 del 2005 vale come domicilio digitale, equiparabile al domicilio di cui all’art. 47 c.c.” (Tribunale civile di Larino, sentenza n. 66 del 21 febbraio 2025).
Si determina così un aggravio per il solo domicilio digitale, mentre per il domicilio fisico la coincidenza tra indirizzo dell’amministratore e sede legale della società è assolutamente di prassi e non genera alcuna problematica.
Gli obblighi di gestione della PEC
L’obbligo di dotarsi di PEC comporta anche precisi doveri di gestione e controllo. Come chiarito dall’articolo 3-bis, comma 1-quater, del Codice dell’amministrazione digitale, i soggetti obbligati hanno “l’obbligo di fare un uso diligente del proprio domicilio digitale e di comunicare ogni modifica o variazione del medesimo secondo le modalità fissate nelle Linee guida”.
La giurisprudenza ha più volte ribadito che “l’obbligo di legge per l’imprenditore di munirsi di indirizzo di posta elettronica certificata comporta anche il dovere di assicurarsi del corretto funzionamento della propria casella PEC e di controllare prudentemente la posta in arrivo” (Tribunale civile di Venezia, sentenza n. 2739 del 30 luglio 2024). Tale obbligo “concorre a sostanziare la diligenza richiesta all’imprenditore sia nell’attuazione dei rapporti obbligatori con i terzi ai sensi dell’art. 1375 c.c., sia nella gestione dell’azienda, e qualifica come colposa l’eventuale responsabilità per omesso controllo”.
Le conseguenze della mancata attivazione
La mancata attivazione della PEC o il suo mancato funzionamento comportano conseguenze rilevanti. In caso di inadempimento, la Camera di Commercio può procedere all’assegnazione d’ufficio di un indirizzo PEC ai sensi dell’articolo 37 del decreto legge 76/2020.
Come affermato dal TAR Lazio con sentenza n. 7740 del 2025, “l’impresa che omette di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle imprese, in violazione dell’obbligo previsto dall’art. 16 del d.l. n. 185 del 2008, assume consapevolmente il rischio che le venga assegnato un domicilio digitale d’ufficio, senza poter poi eccepire l’invalidità delle comunicazioni ivi ricevute”. Costituisce infatti “onere dell’impresa inadempiente attivarsi per prendere cognizione dell’indirizzo PEC eventualmente assegnato d’ufficio, pienamente conoscibile mediante consultazione del Registro delle imprese”.
Validità delle notifiche alla PEC
Le comunicazioni effettuate al domicilio digitale hanno piena efficacia giuridica. L’articolo 6 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che “le comunicazioni elettroniche trasmesse ad uno dei domicili digitali producono, quanto al momento della spedizione e del ricevimento, gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione per mezzo della posta salvo che la legge disponga diversamente”.
La giurisprudenza ha chiarito che “le notifiche effettuate al domicilio digitale PEC di un’impresa producono pieno effetto giuridico” e che “non è scusabile l’ignoranza dell’esistenza della propria PEC aziendale, né rilevano i rapporti interni tra l’impresa e il proprio commercialista, che non sono opponibili alla Pubblica Amministrazione notificante” (Consiglio di Stato, sentenza n. 1250 del 2025).
Interrogativi aperti
Restano aperti diversi interrogativi sulla portata effettiva della norma. In particolare, non è chiaro se la duplicazione dell’obbligo – una PEC per la società e una diversa per l’amministratore unico – risponda a effettive esigenze di tutela o rappresenti piuttosto un appesantimento burocratico ingiustificato, soprattutto considerando che per il domicilio fisico tale duplicazione non è richiesta.
La ratio della disposizione appare inoltre poco comprensibile se si considera che la PEC societaria, già obbligatoria dal 2008, deve essere presidiata proprio dalle stesse figure apicali ora destinatarie del nuovo obbligo personale.
Sarà necessario attendere i primi orientamenti applicativi e, auspicabilmente, chiarimenti normativi per comprendere appieno la portata e le finalità di questa innovazione legislativa, che si inserisce in un contesto di progressiva digitalizzazione delle comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione, ma che solleva dubbi di coerenza sistematica e di proporzionalità rispetto agli obiettivi perseguiti.